Pianificare, programmare e controllare

• Definiscono delle attività che sono strettamente collegate (a cascata) volte ad indirizzare la gestione verso obiettivi predefiniti (domani vedremo il fatto che è una cascata).
• La pianificazione comporta necessariamente la programmazione (una il medio – lungo e l’altro il breve quindi si parlerà di Programmazione a breve termine).
• Implicano tutte e due una attività di controllo, ovvero di produzione di informazioni volte a supportare/indirizzare chi è predisposto alla realizzazione degli obiettivi – controllo guida (vedono queste forme di controllo per realizzare la programmazione come delle imposizioni che devono seguire, in realtà è solo una produzione di informazioni per sapere a chi opera in un’azienda per sapere se è conforme agli obiettivi oppure no).

Controllo dei risultati

• Controllo burocratico formale (per la regolarità formale degli atti amministrativi).
• Controllo guida alla gestione (per il raggiungimento degli obiettivi condivisi! L’elemento umano che realizza la gestione bisogna trattarlo bene e quindi coinvolgerlo, bisogna condividere l’obiettivo sennò si creano attriti).

Controllo guida alla gestione

Il controllo guida è conseguente alla pianificazione e programmazione (quando ci siamo iscritti a economia abbiamo fatto un piano strategico in cui dicevamo che volevamo finirla in 5 anni per poi lavorare, era un piano strategico a medio – lungo termine).

La pianificazione strategica o programmazione a medio – lungo termine o pianificazione implica il controllo strategico (ogni tanto ci saremo chiesti se eravamo sulla giusta strada per raggiungere l’obiettivo).

La programmazione o la programmazione a breve termine implica controllo di gestione (va a vedere nel primo mese non ho mai frequentato allora non va bene).

In pratica

• Con la strategia si individuano le aree strategiche di attività (KPA) e gli indicatori (KPI) per monitorarne la realizzazione (controllo strategico e relativi strumenti) servono per vedere se realizzo o no la strategia quindi è il cosiddetto controllo strategico.
• La realizzazione della strategia comporta a cascata la programmazione cioè la definizione di obiettivi di breve termine, esplicitati e attribuiti ai diversi responsabili nel budget (quanto devo produrre e quanto devo vendere e poi il budget economico preventivo e poi il budget finanziario preventivo), la realizzazione dei quali viene monitorata ad intervalli di tempo (controllo di gestione e relativi strumenti) (il primo strumento è la contabilità generale che mi permette di vedere se ho raggiunto l’economicità, contabilità analitica che mi permette di conoscere i costi per i vari gruppi di attività, reporting che mi dice di quanto devo aumentare il magazzino eccetera).
• Pertanto se si realizzano gli obiettivi di breve termine dovrebbe realizzarsi anche la strategia (cioè gli obiettivi a medio – lungo termine perché gli obiettivi di breve nascono da quelli di lungo quindi se raggiungo il breve raggiungo anche il lungo).

Definizione degli obiettivi

La definizione degli obiettivi (strategici e di programma) deve avvenire tramite un processo iterativo tra vertice ed unità organizzative che compongono la struttura, in modo che vengano definiti OBIETTIVI CONDIVISI (per realizzare pianificazione e programmazione deve stare attento alla struttura organizzativa e che la forza lavoro sia ben distribuita cioè la persona giusta al posto giusto).

Gestione programmata

Sulla base di obiettivi condivisi che devono essere realizzati dagli ORGANI. È necessario che:

1. Gli obiettivi generali (strategici e di programma) siano disaggregati in sub-obiettivi ovvero in missione da compiere;
2. Esista un meccanismo di controllo a retroazione, cioè di feed-back, per intraprendere eventuali azioni correttive;
3. Il comportamento di ogni organo deve essere correlato a quello di tutti gli altri mediante:
   1. Gerarchizzazione per organi di diverso livello gerarchico;
   2. Rapporto iterativo per gli altri (un corso di studio viene bene se tutti i docenti lavorano bene e in modo coerente, devo quindi gerarchizzare e devo fare in modo che le persone che stanno allo stesso livello operino in modo coeso).

Gerarchizzazione

Permette di:

• Attuare dei collegamenti tra i vari organi;
• Introdurre il meccanismo di feed-back (l’attività posta in essere dipende dal programma il quale a sua volta è il primo anno del piano strategico) il programma sviluppa diversi obiettivi (migliorare l’istruzione, migliorare la ricerca, migliorare il supporto amministrativo; se A+B+C vengono realizzati allora si è migliorata l’attività ma l’obiettivo non è solo migliorare ma individuare degli obiettivi quantitativi. E poi gli obiettivi vengono scomposti in sub obiettivi che vengono assegnati per via gerarchica).