Gestione dei dipendenti a distanza: tra normative e opportunità

La gestione dei
dipendenti a distanza è sempre stato un argomento caldo nel mondo
degli imprenditori. In questa macro categoria si inseriscono sia i
lavoratori che svolgono le proprie mansioni in smart working,
una modalità che oggi conosciamo più o meno tutti molto bene, ma
anche chi lavora in luoghi sempre diversi, come ad esempio in
cantieri o a domicilio.

Cosa può fare il datore di lavoro per monitorare le presenze dei dipendenti quando non è previsto l’ingresso in azienda o il lavoratore è in smart working? Una soluzione efficace consiste nell’uso di software per la rilevazione presenze dei dipendenti, sistemi che offrono numerose funzionalità alle aziende che desiderano gestire in modo efficace ed efficiente la propria attività.

La normativa sulla geolocalizzazione

Quando si parla
di geolocalizzazione ci troviamo spesso a combattere tra due
interessi opposti: da una parte si vuole tutelare la privacy del
lavoratore, dall’altra si cerca la tutela degli interessi economici
del datore di lavoro. Oggi è diventato essenziale l’utilizzo di
strumenti di monitoraggio digitali del lavoro, soprattutto ora che la
rapidità di risposta e l’efficienza sono elementi imprescindibili
per ogni attività economica.

L’unica
certezza che abbiamo è quella di seguire quanto ci viene detto dalla
normativa di riferimento sul rispetto e la tutela della privacy
dei dipendenti.

Per prima cosa,
l’azienda ha l’obbligo di informare in anticipo i dipendenti
delle modalità e delle condizioni di utilizzo degli strumenti
aziendali messi a disposizione ma anche delle sanzioni previste in
caso di violazione. Il principio di trasparenza è la condizione più
importante da tenere a mente.

Questi sistemi
possono essere impiegati per rispondere ad esigenze aziendali di
carattere organizzativo, produttivo, assicurativo o per garantire la
sicurezza stessa del dipendente.

Inoltre, le
finalità per le quali si utilizza un sistema per la rilevazione
delle presenze devono essere chiaramente espresse, documentate e
condivise con i lavoratori.

Regole per l’uso del GPS e dei dati

Quando ci si
avvale dei sistemi che consentono di monitorare la posizione
geografica è necessario osservare quanto detto dal Garante della
Privacy. Quest’ultimo suggerisce di cancellare le coordinate
rilevate dopo aver verificato l’associazione tra le coordinate
geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore. In
linea generale, il datore di lavoro non può vedere nel dettaglio la
posizione ma potrà sapere solo se il dipendente si trova nell’area
di lavoro precedentemente configurata per quella specifica attività.
Questa funzione insieme all’impossibilità di salvare i dati delle
rilevazioni, consentono al dipendente di vedere tutelata la propria
privacy. Inoltre, è bene ricordare che per poter accedere a queste
informazioni il dipendente dovrà accettare dal proprio
dispositivo di dare accesso al software al proprio GPS. In nessun
caso potranno essere rilevate informazioni relative alla posizione
senza il consenso del dipendente.

Non si tratta
quindi di soluzioni che hanno l’intento di controllare e “spiare”,
in senso negativo, i dipendenti al fine di punire eventuali
comportamenti. In realtà questi strumenti sono a vantaggio dei
dipendenti stessi che possono così contare su un resoconto
dettagliato delle proprie attività e su un software a cui rivolgersi
per la richiesta di ferie, permessi, malattie, buste paga,
documentazione varia e molto altro. Far comprendere questi vantaggi
ai lavoratori, soprattutto quando poco affini al mondo tecnologico, è
una delle più grandi sfide dell’imprenditore.

Come è cambiata nel tempo la rilevazione delle presenze

L’uso del badge
all’interno delle aziende è diventato sempre più un’esigenza
per raccogliere le ore lavorative dei dipendenti.

Non tutti sanno
che il primo timbracartellini risale alla fine del 1800. Questo era
formato da un orologio che imprimeva sul foglio del lavoratore
l’orario all’ingresso e all’uscita. È del tutto simile al
timbracartellini che abbiamo impresso nel nostro immaginario. Da quel
momento sono cambiate tante cose e, grazie a soluzioni più
tecnologiche e innovative oggi è possibile andare ben oltre al
classico timbratore elettronico per rilevare le presenze con badge.

L’uso di
soluzioni che inviano dati a un unico software, anche quando il
lavoratore non è all’interno dell’azienda, è senza dubbio tra
le proposte più efficienti che possiamo scegliere oggi per una
migliore gestione di aspetti semplici, ma anche complessi, che
interessano le nostre aziende.