La pubblicità degli atti sociali

L’oggetto

Ai sensi della Prima dir. soc., la pubblicità cui sono sottoposte le società di capitali deve consentire ai terzi di conoscere gli atti essenziali della società, certe indicazioni che la concernono, in particolare le generalità delle persone che hanno il potere di obbligarla, ciò al fine di rendere i terzi ragionevolmente certi della validità ed efficacia delle obbligazioni assunte dalla società. Secondo la giurisprudenza della Corte di giustizia per terzi devono intendersi non solo i terzi creditori della società, bensì qualsivoglia terzo interessato.

In ottemperanza a quanto previsto, gli artt. 2-6 della direttiva sono dedicati alla pubblicità degli atti sociali, individuando sia gli atti sociali e le indicazioni che devono essere sottoposti alla pubblicità, sia le modalità di tale pubblicità. L’art. 2 della Prima dir. soc. stabilisce che gli Stati membri devono prescrivere l’obbligo della pubblicità per i seguenti atti e indicazioni:

1. l’atto costitutivo e lo statuto, se quest’ultimo forma oggetto di un atto separato;
2. le modifiche dell’atto costitutivo e dello statuto, ivi compresa la proroga della durata della società; in questi casi dovrà essere pubblicizzato anche il testo integrale dell’atto costitutivo o dello statuto quale risultante all’esito della modificazione;
3. la nomina e la cessazione dalle funzioni, nonché le generalità, delle persone che:
   1. hanno il potere di obbligare la società di fronte ai terzi e di rappresentarla in giudizio; la pubblicità dovrà precisare, nel caso in cui tale potere sia stato attribuito a più persone, se tali persone possono agire da sole o sono tenute ad agire congiuntamente;
   2. partecipano all’amministrazione, all’ispezione o al controllo della società.
4. qualora l’atto costitutivo o lo statuto rechi l’indicazione del capitale autorizzato (ossia non del capitale sottoscritto, ma del capitale la cui emissione sia stata autorizzata), il capitale effettivamente sottoscritto; ciò almeno una volta l’anno (a meno che, secondo la legislazione nazionale, ogni aumento del capitale sottoscritto comporti una modifica dello statuto);
5. i documenti contabili di ciascun esercizio finanziario la cui pubblicazione sia obbligatoria essenzialmente della Quarta e Settima dir. soc. e delle direttive relative ai conti annuali ed ai conti consolidati delle banche e degli altri istituti finanziari e delle imprese di assicurazione; la mancata pubblicazione del bilancio e del conto dei profitti e delle perdite è ritenuta particolarmente grave dal legislatore comunitario, il quale espressamente richiede (Prima dir. soc., art. 6) che gli Stati membri adottino al riguardo adeguate sanzioni;
6. il trasferimento della sede sociale;
7. lo scioglimento della società;
8. la sentenza che dichiari la nullità della società;
9. la liquidazione della società e le generalità dei liquidatori e i loro rispettivi poteri, a meno che tali poteri risultino espressamente ed esclusivamente dalla legge o dallo statuto;
10. la chiusura della liquidazione e la cancellazione dal registro negli Stati membri in cui quest’ultima produce effetti giuridici.

Le modalità

Le modalità di realizzazione della pubblicità prescritta dalla Prima dir. soc. sono indicate all’art. 3, che al riguardo prevede due strumenti: un fascicolo o registro; un bollettino nazionale. Nel fascicolo o nel registro (che può essere centrale o localizzato presso il registro di commercio o il registro delle imprese territorialmente competenti) devono essere inseriti o trascritti tutti gli atti e le indicazioni (lett. a-j).

In seguito alle modifiche introdotte con la dir. 2003/58/CE, gli Stati membri hanno l’obbligo di provvedere a che gli atti e le indicazioni oggetto della pubblicità possano essere registrati per via elettronica; agli Stati è stata attribuita la facoltà di prevedere che tutte le società, o alcune categorie di società, debbano necessariamente registrare, in tutto o in parte, per via elettronica i predetti atti e indicazioni. Chiunque può ottenere, in seguito a richiesta anche per via elettronica, una copia degli atti e delle indicazioni oggetto della pubblicità. Dal 1 gennaio 2007 le copie richieste potranno essere ottenute su supporto cartaceo o per via elettronica.

Per facilitare l’accesso alla pubblicità, il legislatore comunitario ha previsto che il costo per il rilascio delle copie degli atti o delle indicazioni oggetto della pubblicità non può essere superiore al costo amministrativo. Le copie trasmesse su supporto cartaceo sono certificate conformi, mentre quelle fornite per via elettronica sono certificate conformi solo se il richiedente ne fa esplicita richiesta. La pubblicità a mezzo del bollettino nazionale integra la pubblicità realizzata per mezzo del registro o fascicolo. Nel bollettino nazionale gli atti e le indicazioni soggetti alla pubblicità devono venire pubblicati integralmente o per estratto o sotto forma di menzione dell’avvenuto deposito del documento nel fascicolo o dell’avvenuta trascrizione nel registro. Il bollettino nazionale può essere realizzato su supporto cartaceo o in formato elettronico.

La lingua

Fra le poche modifiche introdotte con la dir. 2003/58/CE rientrano le disposizioni dettate dall’art. 3 bis in materia di lingua da adottare nella pubblicità. La disposizione, preso atto che gli atti e le indicazioni oggetto della pubblicità obbligatoria sono redatti e registrati in una delle lingue autorizzate dalle norme applicabili in materia nello Stato membro nel quale è costituito il fascicolo, impone agli Stati di consentire una pubblicità su base volontaria degli atti e delle indicazioni oggetto della pubblicità obbligatoria in una qualsiasi delle lingue ufficiali della Comunità.

Gli Stati membri possono prescrivere che la traduzione sia autenticata e devono adottare le misure necessarie per agevolare l’accesso dei terzi alle traduzioni che sono state oggetto di tale pubblicità su base volontaria. Il legislatore comunitario ha previsto che gli Stati possono consentire che la pubblicità degli atti e delle indicazioni oggetto della pubblicità obbligatoria o su base volontaria venga garantita in qualsiasi altra lingua, anche in tal caso potendo prescrivere che la traduzione di tali atti e indicazioni sia autenticata. In ogni caso, qualora vi sia discordanza fra gli atti e le indicazioni pubblicati nelle lingue ufficiali del registro e la traduzione pubblicata su base volontaria, quest’ultima non può essere opposta ai terzi; tuttavia, i terzi possono avvalersi delle traduzioni pubblicate su base volontaria a meno che la società provi che essi erano a conoscenza della versione oggetto della pubblicità obbligatoria.

L’efficacia

Il quinto paragrafo dell’art. 3 della Prima dir. soc. stabilisce quale sia l’efficacia della pubblicazione degli atti e delle indicazioni oggetto della pubblicità. Si tratta di una c.d. efficacia dichiarativa, poiché dalla data della pubblicazione nel bollettino nazionale gli atti e le indicazioni in questione divengono opponibili nei confronti dei terzi, i quali saranno ritenuti di necessità a conoscenza di ciò che è stato pubblicato. In realtà, l’opponibilità ai terzi è temperata sotto un duplice profilo:

1. a sfavore dei terzi, poiché anche prima della pubblicazione sul bollettino nazionale, gli atti e le indicazioni sono opponibili ai terzi rispetto ai quali la società riesca a provare che essi erano a conoscenza di tali atti e indicazioni;
2. in favore dei terzi, poiché gli atti e le indicazioni riferibili a operazioni avvenute prima del sedicesimo giorno successivo alla pubblicazione non sono opponibili ai terzi che provino di essere stati nell’impossibilità di averne conoscenza.

Gli Stati membri sono tenuti ad adottare le misure necessarie per evitare qualsiasi discordanza fra il tenore della pubblicità realizzata per il tramite del bollettino nazionale e il contenuto del fascicolo o del registro. Tuttavia, in caso si verifichi una discordanza, prevarrà il testo pubblicato sul registro o fascicolo, non potendosi opporre ai terzi quello pubblicato sul bollettino nazionale. I terzi possono avvalersi del testo pubblicato sul bollettino nazionale, a meno che la società provi che essi erano a conoscenza del depositato nel fascicolo o trascritto nel registro. I terzi possono sempre avvalersi nei confronti della società degli atti e delle indicazioni rispetto ai quali non siano state ancora adempiute le formalità pubblicitarie, salvo che la mancanza di pubblicità li renda inefficaci.

La corrispondenza e gli ordinativi della società

Allo scopo di facilitare ai terzi la presa di cognizione del registro dove pren­dere visione degli atti e delle indicazioni oggetto della pubblicità obbligatoria, l’art. 4 della Prima dir. soc. prescrive che la corrispondenza e gli ordinativi della società debbano indicare le informazioni necessarie per individuare il registro presso il quale è costituito il fascicolo della società nonché il numero di iscrizione della società nel registro. La corrispondenza e gli ordinativi devono recare indicazione di alcune particolari informazioni. Si tratta delle informazioni riguardo al tipo della società, alla sua sede sociale e all’eventuale stato di liquidazione della società.

Qualora nella corrispondenza e negli ordinativi venga anche indicato il capitale della società, tale indicazione deve riguardare sia il capitale sottoscritto, sia quello versato. Qualora la società disponga di un sito web, gli Stati membri devono prescrivere che tale sito contenga tutte le sopra citate indicazioni. Il mancato inserimento delle predette indicazioni nella corrispondenza, negli ordinativi e sul sito web della società, è ritenuta particolarmente grave dal legislatore comunitario, il quale all’art. 6 della Prima dir. soc. espressamente richiede che gli Stati membri prevedano al riguardo adeguate sanzioni.